Защитете вашето бизнес планиране с договори
Целта на договора за планиране на събития е да се защитят и двете страни.
Ако някога сте имали среща с някого и си мислехте, че и двамата се разбирате един друг, само за да разберете по-късно, че и двамата сте отпътували с много различно усещане за обсъжданото и следващите стъпки, тогава сте преживели света на некоректни комуникации. Това се случва на всички във всички сфери на живота, както в личните, така и в професионалните отношения.
При някои обстоятелства последствията могат да бъдат малки, като например невъзможност да вземете вечеря по време на пътуването от работа, защото разбирате, че вашият партньор е го покрил. В други ситуации - особено в бизнеса - последствията могат да бъдат както вредни, така и скъпи. Наличието на договор за планиране на събития гарантира, че вие и вашият клиент имате ясно разбиране за работата, която ще бъде завършена, и други необходими аспекти на съвместното провеждане на бизнес.
Когато разработвате своя договор за планиране на събития, не забравяйте да включите тези пет елемента.
Определете ясно услугите за планиране на събития, които ще бъдат предоставени
Като плановик за събития , изброяването на услугите за планиране на събития, които ще предоставяте, може да изглежда като най-очевидният елемент, който трябва да включите в договора за планиране на събития.
И в някои отношения е така. Обаче подробно уточняване кои услуги ще предоставяте е критично, тъй като работата ви ще бъде ограничена до предоставянето само на посочените в този списък услуги.
Организаторите на събития изпълняват широк спектър от услуги, а предлаганите услуги могат да варират от едно събитие до друго. Един плановик на събития може да осигури цветни аранжименти, друг не може. Някои специалисти по планиране на събития могат да помогнат при избора на място и други да се справят с нуждите от транспорт на гостите. Двама планиращи събития не са точно подобни. Следователно, няма два договора за планиране на събития.
Докато услугите ви за планиране на събития ще бъдат ограничени до елементите, посочени в този списък, е важно също така да се изброят услуги, които няма да бъдат предоставени. Защо? Тя Ви помага да включите тези задачи в договора за планиране на събития, така че клиентът да знае, че това са услуги, които няма да извършвате.
Също така е полезно това да бъде писмено и договорено като част от вашия договор, така че в процеса на планиране на това събитие, ако вашият клиент трябва да поиска да се справите с тези отговорности, имате договор да стоите зад ушите си да изпълнява тези задачи. Използвайте широк език, за да се предпазите от извършването на нещо, което е извън областта на вашите съгласувани услуги за планиране на събития.
Схема на плащане
Всички договори за планиране на събития трябва да включват условия за плащане и спецификации относно графика на плащанията. Започнете с началната дата на депозита и ясно съобщете, че няма да започне работа по планирането на това събитие, докато депозитът не бъде получен. Ако е избрана датата на събитието, посочете датата, на която трябва да бъде получен депозитът, за да се доставят услугите за тази конкретна избрана дата. Представете график на плащанията и подробности относно бъдещите плащания, като установите определена дата на календара за всяко плащане или обвържете всяко плащане до крайъгълен камък в процеса на планиране на събитията. Установете график за плащане, който най-добре отговаря на Вашия бизнес и на Вашия паричен поток. Включете всички данъци и добавени такси.
Условия за анулиране на събитието
Какво се случва, ако във всеки момент от процеса на планиране на събитието вашият клиент отмени събитието?
Не оставяйте този резултат на случайност! Вашият договор за планиране на събития трябва да включва условия за отмяна на събитието. Това е важна част от договора, който ще защити както Вашия бизнес, така и очаквания доход от това събитие.
Посочете, че първоначалният депозит и всички плащания, направени до момента на отмяната, не се възстановяват. Това ще гарантира, че ще бъдете платени за вече завършената работа. Това е от решаващо значение за планирането на събития, тъй като по-голямата част от работата е завършена преди самото събитие.
Обмислете включването на клауза, в която се посочва, че клиентите са отговорни за плащането на всички предоставени услуги до момента на получаване на писмено уведомление относно отмяната на събитие. Това е особено полезно, ако графикът Ви за плащане е структуриран по начин, който позволява работата да се извършва между редовните плащания.
Клауза за прекратяване
Какво ще стане, ако ураганът пристигне точно навреме, за да навреди на вашето иначе добре планирано събитие? Обстоятелства, които са извън ваше влияние - като екстремни климатични условия или прекъсвания на труда - които карат някоя от страните да не е в състояние да изпълни условията на договора за планиране на събития, са защитени с клауза за прекратяване , позната също като непреодолима сила. Чрез включването на клауза за прекратяване, една или и двете страни са освободени от отговорност при тези обстоятелства. Уверете се, че сте посочили сроковете и сроковете за прекратяване, като например да отбележите причините за анулирането.
Клауза за обезщетение
Повечето договори съдържат клауза за обезщетение . Но само защото те са общи, не бива да подценявате тяхното значение. Включването и обхвата на клаузата за обезщетение може значително да повлияе на Вашия бизнес. По принцип клаузата за обезщетение осигурява защита, ако вашият клиент извърши нещо, което ви причинява вреда или води до трето лице да ви предяви иск за вреди.
По прост начин, това означава, че вашият клиент не може да ви държи отговорни за загуби, щети, задължения или разходи, които са резултат от тяхната небрежност. Най-важното е, че когато подготвяте договор за планиране на събития, не подписвайте нищо, докато не сте напълно доволни от условията.