Те обаче могат да предизвикат бедствие дори при опитни водещи, ако направите някоя от тези важни грешки в Powerpoint. Ключът към успеха е да се уверите, че слайдшоуто ви е визуална помощ, а не визуално разсейване .
За най-добри резултати, избягвайте тези "седем смъртоносни грехове" от презентациите на Powerpoint.
1. Плъзнете преходите и звуковите ефекти.
Те се превръщат в центъра на вниманието, което на свой ред отвлича вниманието на публиката. Още по-лошо, когато една презентация, съдържаща няколко ефекти и преходи, се изпълнява на компютър, който е много по-бавен от този, на който е създаден, резултатът е бавен, почти комичен възпроизвеждане. Такива трикове рядко подобряват съобщението, което се опитвате да комуникирате. Освен ако не сте представени в научнофантастична конвенция, оставете лазерно ръководения текст!
Оставете заснетите, изчезващите, кърпичките, щорите, разтварянията, шахматните дъски, разфасовките, кориците и парчетата на холивудските режисьори. Дори "изгражда" (линии на текст, които се появяват всеки път, когато кликнете върху мишката) може да разсейва. Фокусирайте се върху съобщението си, а не върху технологията.
2. Стандартен Clipart.
Смърт на екрана боб! Powerpoint вече е толкова широко използван, като клипчето, включено в него, се е превърнало в "визуално клише". Това показва липса на креативност и уморен придържане към стандартна форма.
Първо, уверете се, че ви е необходима графика, за да подобрите съобщението си. Ако го направите, използвайте собствените си сканирани снимки или графики с по-добро качество от компании като PhotoDisc.
При улавянето на екрана може да се добави реализъм при представяне на информация за уебсайт или компютърна програма. Две популярни програми за заснемане на екрана са Snagit (www.techsmith.com) за Windows и Snapz Pro (www.ambrosiasw.com) за Macintosh.
И двата са налични като shareware.
3. Шаблони за презентация.
Друго визуално клише. Шаблоните ви принуждават да подхождате на оригиналните си идеи в предварително поръчаната мушка. Шаблоните често съдържат разсейващи се фонове и лоши цветови комбинации. Вземете добра книга за уеб графики и прилагайте същите принципи към слайдовете си. Създайте свой собствен отличителен външен вид или използвайте логото на фирмата си в ъгъла на екрана.
4. Текст-тежки слайдове.
Прожектираните слайдове са добра среда за изобразяване на идея в графичен вид или за предоставяне на общ преглед. Те са лоша среда за детайлност и четене. Избягвайте абзаци, цитати и дори пълни изречения.
Ограничете слайдовете си до пет реда текст и използвайте думи и фрази, за да направите точките си. Аудиторията ще може по-лесно да смила и задържа ключовите точки. Не използвайте слайдовете си като бележки на лекторите или просто проектирайте схема на презентацията си.
5. "Аз" парадигмата.
Водещите често сканират таблица или графика директно от съществуващия им печатен корпоративен материал и го включват в презентациите си за слайдшоу. Резултатите почти винаги са недостатъчни. Печатните визуални изображения обикновено се виждат от 8-12 инча, отколкото от няколко стъпки. Обикновено те са твърде малки, твърде подробни и твърде текстови за ефективно визуално представяне.
Същото важи и за размера на шрифта; 12-градусовия шрифт е адекватен, когато текстът е пред вас. В слайдшоу да се стремим за минимум 40 шрифтове. Помнете аудиторията и преместете кръга от "мен" в "ние". Уверете се, че всички елементи на някоя специална слайд са достатъчно големи, за да бъдат лесно видими. Размерът наистина има значение.
6. Четене.
Устната презентация трябва да се фокусира върху интерактивното говорене и слушане, не четене от говорещия или аудиторията. Изискванията на говоримия и писмения език се различават значително. Говореният език е по-кратък, по-малко формален и по-директен. Четенето на текст разрушава презентацията. Съответната точка е свързана с брошури за аудиторията.
Една от целите ви като водещ е да улови и задържа вниманието на публиката. Ако разпространявате материали преди представянето си, аудиторията ви ще чете листовете, вместо да ви слуша. Често части от ефективно представяне зависят от създаването на напрежение за ангажиране на публиката.
Ако аудиторията може да прочете всичко, което ще кажете, този елемент се губи.
7. Вяра в технологиите.
Никога не сте знаели кога неизправност на оборудването или несъвместими интерфейси ще ви принудят да подадете презентацията си на друг компютър. Бъдете готови, като имате резервно копие на презентацията си на компактдиск.
Още по-добре е да имате компактна флаш карта с памет с адаптер за слота PCMCIA в ноутбука. С него все още можете да правите промени в последната минута. Също така е добра идея да подготвите няколко цветни диапозитиви за ключовите слайдове.
В най-лошия сценарий никоя от технологиите не работи и нямате визуални ефекти за представяне. Все пак трябва да можете да дадете отлична презентация, ако се фокусирате върху съобщението. Винаги да се запознаете с презентацията, да я практикувате и да сте готови да ангажирате аудиторията, независимо от наличната технология. Това е почти изгубено изкуство.
Д-р Джоузеф Сомървил спечели титлата "The Presentation Expert", за да помогне на професионалистите да проектират, разработват и предлагат по-ефективни презентации. Той е главен изпълнителен директор на Peak Communication Performance, компания в Хюстън, която работи в световен мащаб, за да помогне на професионалистите да развият умения за стратегическа комуникация.