Досиетата и нежеланието за използване на имейл в бизнеса
Имейлът стана толкова популярен, че в някои случаи хората го използват по-често, отколкото в телефона. Тъй като писмената дума може толкова лесно да бъде разбрана, разбирането на правилния имейл етикет е от съществено значение в бизнес средата.
За съжаление, много хора не разбират как да използват електронната поща в своя полза, а ползите, които може да предостави на бизнеса, често се пропускат. Следните правила за етикета за бизнес имейлите могат да помогнат на вашите служители да съставят имейли, които са ефективни и ефективни.
01 - Изпратете само ясни и кратки имейли
02 - Винаги използвайте смислена тема
Никога не оставяйте обекта на празен имейл. Празната тема може да получи имейл адреса ви като спам и никога няма да стигне до местоназначението си. Имейлите с празни линии на тема също често се пренебрегват, особено ако получателят обикновено получава много имейли за даден ден. Винаги използвайте тема, която адекватно отразява съдържанието на вашия имейл. Той ще помогне на получателите ви да сортират имейлите си по-ефикасно и ще насърчи по-бърз отговор на вашите имейли.
03 - Избягвайте екстравагантно форматирани имейли
Изпращайте имейли в професионални формати. Избягвайте многоцветни шрифтове и снимки за фон. Тези акумулации могат да отвлекат вниманието на читателя или да направят посланието трудно за четене. Всички фонови изображения, които добавяте, могат да раздушат размера на файла на вашия имейл. Това може да принуди получателите с бавни връзки да чакат страшно дълго време, за да се изтеглят вашите съобщения. Наличните фонови изображения, които добавяте, могат да раздушат размера на файла на вашия имейл. Това може да принуди получателите с бавни връзки да чакат страшно дълго време, за да изтеглят вашето съобщение.
Ако фирмата ви настоява да използвате конкретна канцелария за електронна поща, за да проектирате последователен външен вид и усещане, да се възползвате от нея. Логото на фирмата и линията за подпис могат да проектират професионално изображение върху вашите имейли.
04 - Изпращане на навременни отговори
Не накарайте хората да чакат своевременни отговори на имейлите си. Отговорете своевременно с ясно и кратко послание. Ако се нуждаете от повече време, за да проучите отговор или да съберете повече информация, кажете на своя имейл подател, когато може да очаква отговор.
05 - Използвайте инструменти за отговор извън офиса
Ако искате да сте далеч от офиса и да не можете да четете имейла си, използвайте инструмента за електронна поща на системата за електронна поща, за да отговаряте автоматично на всеки, който се опитва да се свърже с вас. Уверете се, че автоматичната ви реакция позволява на изпращачите да знаят кога могат да очакват да получат отговор.
06 - Не плачете вълк с флагове с висок приоритет
Повечето системи за електронна поща позволяват да сигнализирате имейл като "Висока приоритет" или "Rush". Не правете това вашето име по подразбиране. Използвайте го пестеливо или вашите получатели ще игнорират знака за приоритет. Когато най-накрая изпратите истински важен имейл, той няма да получи вниманието, което заслужава.
07 - Помислете дали е необходимо "Отговор всички"
Не интуитивно кликнете върху бутона "Отговор всички" за всеки имейл с множество податели или получатели. Обмислете темата и решете кой трябва да прочете отговора ви. Непрекъснато да отговаряте ненужно на всички, бързо ще ви спечели репутацията на "бизнес спамър" и хората могат да започнат да игнорират изцяло вашите имейли.
08 - Отделни бизнес и лични имейл акаунти
Освен ако не е спешен случай, никога не използвайте фирмения си имейл за лична кореспонденция. Дори ако притежавате собствен бизнес, е добре да имате два отделни имейл акаунта. Това ще ви позволи да приоритизирате вашите имейли и да поддържате несвързани лични съобщения извън бизнес мрежата.
09 - Използвайте имена на професионални имейл акаунти
Използвайте собственото си име като част от всеки имейл адрес на фирмата. Например james.bucki@example.com или jbucki@example.com. Избягвайте прякори, дръжки, паметници или неясни референции. Например, не използвайте soccer.mom@example.com или baseball.nut@example.com.
10 - Името е най-доброто за този отговор?
Не използвайте имейл като единственото средство за комуникация. Не всички съобщения са подходящи за електронна поща и има време, когато кратък телефонен разговор или кратко посещение в офиса може да бъде по-ефективен начин за предаване на съобщение. Срещането или разговорите по телефона могат да въведат човешки елемент в взаимодействията и това може да направи разликата, когато се опитвате да обясните нещо или искате да убедите някого да предприеме действие.
11 - Бъдете чувствителни и достъпни
Никога не използвайте имейл, за да прекратите връзка или договор. В професионалната бизнес кореспонденция винаги включвайте подпис, който предлага алтернативни начини да се свържете с вас. Например можете да включите офиса, факса и мобилните си телефонни номера и пощенския адрес на офиса.
12 - Избягвайте изпращането на масивни прикачени файлове
Вие никога не знаете как и къде получателят ще има достъп до техния имейл. Мобилните устройства могат да започнат да изтеглят файла, преди да помолят потребителя да потвърди изтеглянето. Това може да отнеме много време и да спести трафик, за който получателят трябва да плати. Съхранявайте комбинирания размер на прикачените файлове под 50 МБ.
Ако трябва да изпратите голям файл, първо се свържете с получателите и попитайте как биха искали да получат файла. Можете също така да използвате услуга за прехвърляне на файлове, за да изпратите файла.
13 - Помислете преди да изпратите този имейл
И накрая, отделете малко и помислете какво сте написали, преди да натиснете бутона "изпрати". Не е ли нещо, което не трябва да се изпраща в имейл? Има ли личен характер и не е подходящо да се използва фирмената система за електронна поща? Написахте ли имейл, докато сте ядосани и сте включили пасажи, които може да съжалявате по-късно? Ако е така, натиснете бутона "изтриване".