Стъпки за контролиране на разходите и защита на крайната линия на вашата компания
Ако сте работодател, който има служители, които понасят разходи в процеса на правене на бизнес, отличен начин за наблюдение на тези разходи и разходите за контрол е с корпоративни кредитни карти за служители. Правилно използвани, корпоративните кредитни карти могат да ви помогнат да постигнете много от вашите бизнес цели. За съжаление, те също могат да се окажат отрицание както на вас, така и на вашите служители, тъй като те проправят пътя към корпоративното свободно падане или поне няколко стъпала надолу по стълбата.
Какво представлява корпоративна кредитна карта?
Корпоративните кредитни карти са група от споразумения, които са отделни и се отличават от личния и малък бизнес кредит. Дружеството може да предостави на своите служители корпоративни кредитни карти, които да начисляват одобрени, свързани с бизнеса разходи, обикновено от пътнически характер. Корпоративна кредитна карта обикновено се издава в името на компанията и с името на служителя. За разлика от личните и малки бизнес кредитни карти корпоративните кредитни карти се издават само от няколко организации. Те се издават и директно между бизнеса и емитента.
Знаейки правилата
Независимо от това, откъде идва корпоративната кредитна карта, тя трябва да бъде приета с пълно разбиране за това как работи. Това се отнася не само за лицето, което използва картата, но и за компанията. Това предотвратява много недоразумения, които могат да струват на всички. На първо място сред тях е кой е отговорен за плащането.
Някои карти съдържат разпоредба, че въпреки че е бизнес кредитна карта, служителят е отговорен за гарантирането на плащането. За други, компанията, за която служи служител, отговаря за плащането.
Въвеждане на правила в действие
Една от основните предимства на използването на корпоративни кредитни карти е фактът, че те позволяват на работодателите да следят по-внимателно разходите на своите служители, особено когато са извън офиса по пътувания.
Всяка компания, която издава корпоративна кредитна карта, трябва да се увери, че техните политики относно процедурите, ограниченията на разходите и ограниченията се разбират и следват от служителите. Например някои разходи, като например такси за самолет и наем на автомобили, могат да се поставят на кредитната карта , докато тези като гориво и такси за изминат участък трябва да идват от джоба на служителя.
Служителите трябва също така да разберат, че дори когато са одобрени такси със специфично естество, все пак може да им бъдат наложени ограничения. Правила като това може да се приложи широка четка или според определени категории търговци. Например, дадена компания може да одобри определен лимит за разходи за храна, особено когато клиентите се забавляват, но ако същият представител реши, че иска да изпрати цветя на клиент, това може да не бъде разрешено. Предварителните ограничения върху разходите за дадена карта могат да ограничат този вид разходи.
Избягване на капани
Всеки път, когато се издава корпоративна кредитна карта, служителят трябва да има известно разбиране за начина, по който може да се използва тази карта. Някои компании дори предлагат курсове за обучение по използването на корпоративни кредитни карти, така че основната информация за тяхното използване да е обща за всеки и никой не може да каже, че не са осведомени за издаването на правила.
Основната опасност от корпоративни кредитни карти е, когато служителите смесват личната и бизнес употребата . Очевидно никога не трябва да се начисляват лични разноски срещу корпоративна кредитна карта. За щастие, с правилния контрол върху тази карта, тези видове разходи могат да бъдат контролирани и елиминирани. В повечето случаи тези проблеми възникват, когато служител иска да пропусне неприятностите на извършването на две различни сделки едновременно, мислейки, че "мога да възстановя на компанията по-късно". От друга страна, в много случаи това отчитане никога не се случва и поставя служителя на курс на сблъсък с ръководството на компанията.
Либерално прилагане на общоприетото чувство
Ако има обърната страна към използването на корпоративни кредитни карти , това е способността на компаниите да държат служителите наясно, че те се наблюдават.
Това обаче не би трябвало да предизвиква загриженост. Тя трябва да назначи служителите на известие, че изразходването им в името на бизнеса е важно и че те трябва да имат здрав разум в начина, по който прекарват фирменото хазя. Всичко друго само отрицателно влияе върху долната линия на компанията, което засяга и служителите.