Направете го кратко, но покани
Мим Карлсън и Тори О'Нийл-Маклерат, автори на печеливши стипендии, стъпка по стъпка , посочват, че мотивационното писмо трябва:
- Въведете вашата организация на правилното лице;
- уверете финансиращия, че този проект има подкрепата на вашия съвет на директорите ;
- и заявете какво питате ... колко и за какво.
Кога включвате мотивационно писмо?
Използвайте мотивационно писмо за предложения до корпорации и фондации, но не и за федерални или държавни заявления за безвъзмездни средства. Тези финансирачи искат само това, което искат. Те рядко изискват мотивационно писмо.
Атрибути на добро послание
Вашето мотивационно писмо трябва да бъде:
- кратък
- бързо стигни до целта
- не само трябва да повтори информацията, която е в предложението
- трябва да каже на читателя колко добре разбирате финансиращия и как вашата безвъзмездна помощ изпълнява изискванията на финансиращия
Бевърли А. Браунинг, автор на Grant Writing for Dummies , предлага да напишете мотивационното писмо, след като сте завършили цялото предложение и когато сте в рефлективно настроение. Браунинг казва:
"Тъй като смятате за голямото си постижение (готовата заявка за финансиране), нека творчеството, дясната страна на мозъка ви да влезе в себе си и да свържете чувствата си на постижение с този, който ще ви помогне да направите вашите планове".
Форматиране на вашето предложение
Следвайте тези основни положения и не можете да се объркате:
- Използвайте бланката на организацията си. Поставете същата дата на мотивационното писмо, което е на попълненото заявление за отпускане на безвъзмездни средства. Това е датата, на която ще изпратите предложението за безвъзмездни средства на получателя. Използването на същата дата прави всички документи в пакета ви за предложения съвместими.
- За вътрешния адрес (отива в горната част на буквата) използвайте името и заглавието на фондацията или корпоративното лице за контакт, следвано от името, адреса, града, държавата и пощенския код на източника на финансиране. Проверете двойно тази информация с телефонно обаждане или имейл. Такава информация се променя често, затова се уверете, че имате текущото име и адрес. Също така, когато подадете заявление за електронно отпускане , може да не знаете конкретно име.
- В поздрава си използвайте "Уважаеми" плюс личното заглавие (г-н, г-жа, г-жа, д-р, господа и т.н.), последвани от фамилното име. Важно е да изпратите писмото до конкретно лице. Обадете се на фондацията или корпоративния офис, за да се уверите, че имате подходящия човек и правилното лично име. Тези подробности може да изглеждат незначителни, но те имат значение.
- Първият ви параграф трябва да е кратък и фокусиран. Въведете организацията си (нейното юридическо име) и кажете на финансиращия колко пари искате и защо. Включете изречение или две за това, което вашата организация прави и след това включете една точка, базирана на научните изследвания, която показва, че е необходима онова, което вашата организация прави.
- Напишете още един или два кратки параграф. Посочете целта на проекта си и как тя се вписва в мисията на финансиращия или в приоритетите му за финансиране. Включете факта, че вашият съвет на директорите напълно подкрепя проекта.
- Завършете писмото си с обобщаващ параграф. Добавете какво може да означава това партньорство за финансиране за целевата аудитория на проекта Ви. Може да искате да включите и покана за посещение в сайта.
- Използвайте затваряне като "Искрено".
- Писмото трябва да бъде подписано от изпълнителния директор или от председателя на борда, или и двете. Под подписа въведете първото име на подписващия, средното начално, фамилното име и длъжността. Въпреки че ЕД или председателят на борда трябва да подпише писмото, трябва да включи информацията за контакт с най-добрия човек, за да отговори на въпроси в края на последния параграф.
- В долната част на писмото въведете думата "ENCLOSURE" (във всички капачки).
Колко дълго трябва да е покривното писмо?
Повечето експерти предполагат, че ограничавате мотивационното си писмо до една страница с три или четири параграфа. Тъй като читателят има цялото предложение за оран, не искате да го направите нетърпелив, като трябва да прочетете дълго мотивационно писмо.
Тонът и особеностите на вашето мотивационно писмо може да варират в зависимост от това дали сте поканени да изпратите пълно предложение след изпращане на писмо за анкета (LOI) или ако този проект е първият подход на вашата организация към тази конкретна фондация.
Примерно придружително писмо
Мери Смит, доктор
Програмен директор
Общностна фондация
4321 Common Lane
Някой град, YZ 55555
Уважаеми д-р Смит:
Старшият център на някой град уважава искане за отпускане на 50 000 долара за нашия пилотен проект за старши латиноаналитичен обществен екип.
Като най-големият старши център в всеки окръг, обслужващ над 450 възрастни всеки ден, ние сме наясно с променящите се демографски характеристики в нашата област на обслужване. И сме ангажирани да развиваме и адаптираме нашия център, за да отговорим на възникващите нужди. Старшият пилотен проект за достигане до латиноамериканската общност ще ни позволи да пилотираме едногодишни усилия, за да определим дали нашият център може ефективно:
- - предоставяне на всеобхватен достъп до здравни и социални услуги на възрастните хора в латиноамериканските общности, обслужвани от нашия център, и -
- да вдигне и напълно да интегрира културната компетентност на борда, персонала и доброволците на Центъра за старши работа в някой град.
Нашият съвет на директорите е ентусиазиран за тази програма и се стреми да я стартира, за да можем да станем най-приобщаващият и културно компетентен център за възрастни хора във всички наши общности, които се нуждаят от тези услуги. Ако в края на нашата пилотна година установим, че тази програма всъщност е успешна, нашият съвет се е ангажирал да включи част от годишните разходи на проекта в нашия годишен оперативен бюджет, така че програмата да стане неразделна част от нашите основни услуги ,
Чрез този проект центърът ще се превърне в основен реферат, даден от здравните латиноамериканци, семействата на всеки окръг и три обществени клиники в радиус от 15 мили от нашия център. Също така ще приемем препратки на испаноговорящи възрастни от всяка друга обществена агенция в нашата непосредствена служба.
Благодарим ви, че разгледахте нашата молба. Ще се свържа с вас през следващата седмица, за да отговоря на всички въпроси, които може да имате, както и да науча дали да се срещнем с вас, за да обсъдим предимствата на нашето предложение. Междувременно, ако имате някакви въпроси, можете да се свържете с Конния Джоунс, нашият директор по развитие, на (555) 555-5555, x555 или cjones@scsc.org.
На Ваше разположение,
Джейн Ловел
Изпълнителен директор
ПРИЛОЖЕНИЕ
* Писмо отпечатано (с модификации) с разрешение от печелившите стипендии, стъпка по стъпка , второ издание, Тори О'Нийл-МакЕлрат, Jossey-Bass, 2009.
3 начина да променяте вашето послание
- Писане твърде много. Придружителното писмо не е дисертация, нито пък е пълно предложение. Задръжте го кратко и докрай. Съвет: Някой да го прочете. Разбират ли те?
- Използвайки големи думи . Ако сте завършили училище, сте се научили да пишете по сложен начин. Не правете това тук. Не се опитваш да впечатлиш някого с твоята ерудиция. Искате само да посочите случая възможно най-естествено. Ако не знаете кога сте усложнявали писането си, използвайте приложение като Hemingway. Това ще ви каже кога вашите изречения са трудни за четене и кога сте твърде сговорчиви.
- Извършване на граматически грешки . Ако не сте сигурни в граматиката си, не се възползвайте от шансовете си. Използвайте проверката на граматиката в WORD и изпълнявайте и черновата си чрез приложение като Граматично. Има безплатна версия, но платената версия надхвърля типичната необходима граматическа проверка.
Как можеш да направиш покривното си писмо?
Тъжно е да се каже, но вашето предложение за безвъзмездна помощ може да бъде сред стотици или хиляди, което типичната фондация ще види през средната година. Ваше мотивационно писмо може да направи разликата при превръщането на съкращението в следващата стъпка към финансиране. Но как можете да го направите изпъква?
Е, не опитайте нищо "сладко". Представителите на фондацията няма да бъдат впечатлени. Но можете да включите параграф за това защо вашата организация е тази, която може най-добре да изпълни тази мисия. Проучете вашите конкурентни организации и преценявайте как и къде превъзхождате. Това може да е в силата на вашите служители и доброволци, вашият опит с този конкретен проблем или подкрепата на общността, която ви харесва.
Не е нужно да споменавате имената на състезателите или да ги критикувате. Просто подчертайте силните си страни. Това би било подходящо време да се консултирате с другите около офиса. Издърпайте няколко души заедно и размишлявайте как превъзхожда вашата организация с нестопанска цел.
ресурси:
Разказ за Грантсейкърс , второ издание, Cheryl A. Clarke, Jossey-Bass, 2009, Купи от Amazon.
Печеливши субсидии стъпка по стъпка: пълната работна книга за планиране, разработване и писане на успешни предложения, 4-то издание, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008, Купи от Amazon
Grant Writing for Dummies , 5-то издание, Бевърли А. Браунинг, Уили, 2014. Купи от Амазонка
Назад към Как да напишете предложение за безвъзмездна помощ.