От какво се нуждае фирмата ви от малкия бизнес счетоводен софтуер?
Счетоводен софтуер е задължително за всеки малък бизнес да следи приходите, разходите, информацията за клиента и всякакви други финансови данни. Той също е чудесен инструмент за вземане на решения, тъй като навременните отчети и инструментите за анализ на бюджета, които идват с повечето счетоводни софтуерни програми, дават възможност на собствениците на предприятия да отстъпят и да имат цялостно разбиране за финансите на компанията. Но в морето от програми и софтуерни марки, как избирате правилния счетоводен софтуер за вашия малък бизнес?
Какво да имате предвид, преди да купите счетоводен софтуер
Тъй като счетоводният софтуер е от жизненоважно значение за вашия малък бизнес, важно е да се уверите, че правите някои проучвания, преди да купите определен вид финансово управление или счетоводен софтуер. С поглед отблизо на нуждите на вашата компания ще ви позволи да прецените ежедневните изисквания за функционалност, които ви трябват. По-долу са само някои от нещата, които трябва да направите и имайте предвид, преди да се ангажирате с купуването на счетоводен софтуер.
Направете анализ на нуждите
Преди да вземете решение за определена счетоводна програма, трябва да извършите анализ на нуждите, за да прецените функциите, функциите и отчетите, които трябва да изпълните програмата. Отделете време да мислите за това, какви счетоводни транзакции са важни за бизнеса ви, така че да можете да изберете програма, която да може да се справя ефективно с тях. Ще бъдат изброени всички отчети, които ще трябва да генерирате контролите, които ви трябва, или интеграцията, която искате с приложения на трети страни.
Този анализ на потребностите ще бъде основата, за която започвате процеса на подбор.
Прочетете отзивите за софтуерния софтуер
Четенето на други клиентски отзиви на продукта ще ви даде по-добра представа за това, което купувате. Много потребителски уеб сайтове, като Amazon, имат безброй мнения, които обсъждат лекота на използване, отчитане, поддръжка, съвместимост на операционната система и цена.
Намерете това, което отговаря на вашите нужди
Повечето малки фирми могат да използват малкия бизнес счетоводен софтуер, като например QuickBooks, направо излезли от кутията. Повечето производители настройват функции и шаблони за отчитане, така че лесно да създавате почти всеки отчет, от който се нуждаете. Може обаче да откриете, че се нуждаете от специфичен за индустрията софтуер, като счетоводен софтуер с нестопанска цел, софтуер за счетоводна отчетност в сферата на строителството или счетоводен софтуер на място, за да отговори на уникалните счетоводни и отчетни нужди на вашата индустрия.
Помислете за лесна употреба
Вие или вашият персонал ще трябва да се научите да използвате счетоводния софтуер, който купувате. Вероятно ще имате оборот на персонала през годините. Ето защо трябва да помислите за избор на счетоводен софтуерен пакет, който не само отговаря на вашите нужди, но е лесен за научаване, като се има предвид времето и ресурсите, които можете да ангажирате да обучавате служителите как да използват софтуера. Ако имате малко ресурси, за да накарате служителите да стартират програмата си, когато има оборот, изборът на проста, лесна за използване софтуерна счетоводна програма, като QuickBooks или Peachtree, може да е начинът да отидете за вашия малък бизнес. Въпреки че може да има по-добри счетоводни софтуерни програми на пазара, вашият малък бизнес няма да види ползите от тези програми, ако вашият персонал не знае как да ги използва правилно.
Помислете за подкрепа
Ще трябва да решите какъв тип поддръжка искате да имате, за да ви помогне да използвате продукта. Повечето доставчици предлагат пълен набор от помощни опции - електронна поща, телефон и онлайн поддръжка. Някои доставчици ще предлагат безплатна поддръжка, ако закупите програмата, докато повечето ще предложат планове за техническа поддръжка, които можете да закупите в допълнение към счетоводната софтуерна програма. Трябва да прочетете всички форуми за опита на други потребители с помощта на клиенти от доставчика на софтуер, който сте избрали, защото те не са създадени еднакви. Някои доставчици на счетоводен софтуер осигуряват адекватна поддръжка, докато други не.
Помислете за мащабируемост
Колко растеж очаквате бизнеса ви да расте в краткосрочен до средно срочен срок? След като направите прогнозите си за растежа на бизнеса си, ще искате да видите колко мащабируем имате нужда от вашата счетоводна софтуерна програма трябва да бъде, за да отговори на този растеж.
Имате ли нужда от счетоводен софтуер, който да се изпълнява на лаптопи и настолни или мобилни устройства? Имате ли нужда от счетоводен софтуер, който може да работи в мрежа? Колко скъпо е да добавите допълнителни потребители към вашия счетоводен софтуер? Вие ще искате да разгледате тези въпроси и ако вашият малък бизнес ще работи в мрежа, е добра идея да се свържете с ИТ специалист, за да сте сигурни, че счетоводният софтуер, който изберете, е съвместим с вашия хардуер. ИТ специалистът трябва да е в състояние да гарантира, че отговаряте на хардуерните / софтуерните спецификации, като същевременно правите други предложения за работа в мрежа, които ще подобрят операциите на вашия бизнес.
Имате ли нужда от управление на документи?
Някои малки фирми искат да работят в среда без хартия, докато други са по-комфортни, ако са малко старомодни. Независимо от процеса, който избирате, трябва да сте сигурни, че софтуерът е проектиран така, че да отговаря на вашите нужди. Например, ако искате офис без хартия, трябва да проверите функциите за управление на документи на вашия счетоводен софтуер. Друга възможност е да закупите инструмент за управление на документи от трети страни и да проверите дали има софтуерни програми за счетоводство, които се интегрират с вашата система за управление на документи, за да спомогнете за рационализиране на процесите на вашия работен процес.
Можете ли да използвате управлението на работния поток?
Ако решите да работите в среда без хартия за офис, тогава ще трябва да изберете счетоводна софтуерна програма, която или има вградени процеси на работни потоци, или ви позволява да ги изграждате, за да отговаряте на вашите бизнес процеси. Тъй като няма да имате физически хартиени копия, плаващи около вашия офис за преглед и одобрение, ще трябва да имате възможността да проектирате одобрените процеси за прости и сложни задачи като часов лист, доставчик или проверка на одобрението.
Отбележете нуждите за сигурност на данните
Защитата на счетоводните данни винаги е важна, защото ще искате да сте сигурни, че личната ви информация, личната информация на служителя ви и информацията на клиента ви са защитени. Въпреки това, можете да работите в отрасли като здравеопазването, където имате допълнителни изисквания за съответствие като HIPPA. Санкциите за тези нарушения могат да осакатят бизнеса Ви, като в някои случаи достигат до $ 500,000. Независимо от необходимото ниво на сигурност, вие ще искате да сте сигурни, че проектите са вградени в вашата счетоводна софтуерна програма или че можете да въведете необходимите защитни елементи в ИТ план, за да посрещнете тези нужди.