Разходи за внедряване на ERP система
Има много причини, поради които компаниите започват търсене на нов софтуер за ERP ( Enterprise Resource Planning ). Много компании изпреварват първоначалните си счетоводни софтуерни пакети, като QuickBooks или Peachtree. Други смятат, че техният съществуващ софтуер не се интегрира с други софтуерни системи на трети страни и създава необходимост от повече работа. Каквато и да е причината, първият въпрос, който най-вероятно ще попитате при закупуването на нова ERP система е "Колко ще струва?"
Обща цена на собствеността: Не забравяйте скритите разходи
Общите разходи за притежание включват разнообразни разходи, а не само лицензионни такси за софтуер. ERP Panels whitepaper показва, че има четири разходи за внедряване на ERP:
- Такси за софтуерни лицензии
- Такси за поддръжка
- железария
- Услуги по внедряване
Обаче други специалисти по внедряването предполагат, че тези разходи са много по-големи от тези, цитирани в ERP whitepaper. IQMS, която предлага софтуерни системи ERP от 1989 г., цитира многобройни други скрити разходи в опита си да изпълняват ERP реализации, които собствениците на бизнес трябва да обмислят. Според IQMS, общите разходи за ERP собственост включват:
- Скрити разходи № 1: Изпълнение
- Скрити разходи № 2: Обучение
- Скрити разходи № 3: Разработка за персонализиране
- Скрити разходи № 4: Редизайн на процеса
- Скрити разходи № 5: Поддръжка
- Скрити разходи № 6: Ъпгрейди
- Скрити разходи № 7: Поддръжка
IQMS препоръчва да се уверите, че вашият продавач на софтуер включва всички тези разходи в своето предложение към вас и че ще имате добра оценка на общите разходи, ако те желаят "да ги поставят на масата", за да видите.
Оценка на разходите: Правила на палеца
Общите разходи за внедряване никога няма да станат известни, докато не завършите проекта си, защото отзад е 20/20. Въпреки това, такъв ретроспективен анализ ще ви помогне да оцените бюджета си, който е подготвен, преди да завършите изпълнението на новата си ERP система.
Въпреки че никога не можете да узнаете с каквато и да е точност кои ще бъдат окончателните Ви разходи, ще можете да гарантирате, че бюджетът ви е поне разумен. В света на бизнеса няма по-лошо чувство, отколкото над бюджета, а много проекти са над бюджета само защото са в бюджета. Така че не забравяйте просто да направите някои прости проверки, за да видите, че всички разходи са включени, а след това бюджетните разходи изглеждат разумни.
Това повдига въпроса "Какви са разумни разходи?" Най-добрият съвет е от Дж. Карлтън Колинс (CPA), който пише, че "Реалността е, че разходите за внедряване на средно-пазарна система за счетоводни системи от висок клас обикновено ще варират от 1: 1 до 2: 1 в сравнение с разходите за софтуера. "
Това просто правило може да ви води в общите разходи. Моят опит е, че надхвърлянето на общите разходи обикновено е много по-голямо от това на адекватното планиране, подготовка и тестване. Очаквайте да похарчите 20-25% от разходите си в тази фаза на планиране и подготовка, а Collins посочва, че само 10% от разходите се изразходват за действителното внедряване на софтуера, докато лъвският дял от разходите за внедряване на ERP е разходи за обучение.
Избягай
Проучването тук е, че трябва да имате предвид, че общите разходи за внедряване на ERP включват всички разходи и че тези оценки на разходите са разумни, ако искате да получите точна представа за това, какво ще изразходвате за новата си система.
Трябва също така да отделите адекватни ресурси за планиране, подготовка, тестване и обучение, защото ако не харчите пари в тези области, вероятно ще свършите по-очакваните разходи за внедряването на вашата ERP система.
Препратки
Разходи за внедряване на ERP. "Отвъд софтуера: Как да бюджета на разходите за ERP Услуги за внедряване". Sherwood.com. Изтеглено на 26 август 2013 г.
Скрити разходи за ERP. " Защо цената не трябва да бъде крайният фактор при инвестирането в производствения ERP софтуер: скритите разходи, които често се намират в евтините ERP системи ". Iqms.com. Изтеглено на 26 август 2013 г.
Carlton, JC "Разходи за внедряване: Обсъждане на разходите, свързани с въвеждането на счетоводна система или ERP решение". ASA Research. Изтеглено на 26 август 2013 г.