Издаването на тези карти на служителите означава, че те могат да извършват определени транзакции от името на бизнеса и по-късно да подават всички разписки на главния финансов мениджър в края на всеки месец. Като компания, вместо да издавате парични аванси на всеки служител, корпоративните кредитни карти се оказват най-добрият вариант, тъй като няма да бъдете замесени в неприятностите на даването на пари в брой.
Преди да издадете корпоративни карти обаче, трябва да въведете предпазни мерки. Без това, съществува възможност някои служители да злоупотребяват с бизнес средства . Рискът от неразрешени покупки се увеличава, когато корпоративните кредитни карти са в ръцете си и няма защитни мерки. За да се контролира този риск, следните правила ще ви помогнат:
В началото, задайте очаквания
При издаването на картите е препоръчително да настроите и информирате всички служители за това, което се очаква от тях, когато става дума за използване на карти. Трябва да установите политика, която ясно обяснява отговорността на картодържателя, вида на разходите, които трябва да се използват, както и типа документи, който трябва да представите за всеки разход.
Това е едно от ключовите неща, които всяка компания трябва да въведе, за да ограничи начина, по който картодържателят използва картата. Без да прави това, вашият бизнес ще доведе до допълнителни разходи, които никога не са били предвидени в бюджета, което в дългосрочен план увеличава разходите за управление на бизнеса.
Уверете се, че правилата на картата са правилно разбрани
Както знаем, повечето от служителите нямат културата на четене. Това означава, че ако просто изхвърлите корпоративните карти на служителите със законно отпечатване на правилата, без да ги вземете как и какво се очаква по отношение на използването на картата, това няма да помогне, тъй като много от тях могат да използват картата без да четат правила.
За да избегнете горния сценарий, добре е да организирате среща със служителите и да ги преведете през политиката. След като това стане, би било добре за тях да признаят разбирането за политиката в писмена форма. Това означава, че ако един служител се противопостави на това, което е посочено в политиката, трябва да се вземат подходящи мерки.
Бъдете внимателни за разходите
Понякога повечето служители са склонни да се противопоставят на правилата и в крайна сметка да харчат повече, отколкото е посочено в политиката. С това в ума си, добре е да се държат близки раздели за използването на бизнес кредитни карти . Главният финансов директор трябва да информира надзорните органи във всеки отделен отдел, че ще им бъде възложена отговорността да наблюдават служителите с карти в този отдел.
Това по някакъв начин ще сведе до минимум неправилното използване на карти от страна на служителите. Когато служител знае, че има някой, който да контролира картовите разходи, те ще се страхуват да се ангажират с всички забранени покупки, които не са посочени в политиката.
Имайте предпазни мерки на място
Парите са икономически ресурси и следователно те са много оскъдни. Това означава, че когато служител злоупотреби с привилегиите си за използване на картата, бремето се прехвърля незабавно от тях в компанията. Имайки предвид това, добре е да поставите ограничения за разходите на всяка карта.
Лицата в управленски длъжности биха могли да получат по-високи лимити в сравнение с тези в по-ниските нива. Тази мярка има за цел да намали риска от извършване на неразрешени сделки. Определената граница на разходите никога не трябва да се превишава и трябва да бъде посочена в политиката. Ако някой от служителите надхвърли лимита, допълнителната сума трябва да бъде приспадната от тяхната заплата плюс наказание.
Винаги провеждайте годишен преглед
Програмата за кредитни карти на компанията трябва да се преразглежда година след година. Това е така, защото някои служители може да са се преместили от един отдел в друг и тъй като всеки отдел има специфичен лимит за разходи, е необходимо да се направи годишен преглед на програмата.
Това дава възможност на ръководителите на отдели да издават нови лимити за разходите в съответствие с отговорностите на всеки служител. Ако служител работи в отдела, който вече не се нуждае от корпоративна кредитна карта, той може да бъде премахнат от програмата.
Увеличете ефективността, като правите последващи Ups
Добре е да имате някой, който не е част от вашата компания или картодържател, да правите обобщения на транзакциите от името на компанията и да ги изпращате в края на всеки месец. Основната цел на това определено лице е да посочи имената на служителите, които не са предали своевременно обяснения и изявления относно използването на картата си.
Това е лесен начин да наблюдавате кои служители се придържат към правилата на картата и кои не са. След известен период от време можете да изберете да разкъсате камшик на тези постоянни притежатели на карти, които винаги противоречат на правилата, като ги отнемат временно или дори завинаги.
Оценявайте излишните
Не забравяйте, че корпоративната карта, издадена от служител, трябва да се използва само за някои елементи, които са полезни на компанията и никога не трябва да се използват за закупуване на лични вещи, освен в случай на извънредна ситуация. По този начин е необходимо да се следят всички разходи, които всеки служител използва на картата в края на всеки месец.
Ако един или повече служители използват картата върху лични вещи, трябва да се направи задълбочена оценка, за да се определи дали тя се дължи на извънредна ситуация или не. Ако случаят не е спешен, трябва да бъдат предприети дисциплинарни мерки срещу картодържателя. Обратно, ако това се дължи на извънредна ситуация, направените разходи ще трябва да бъдат приспаднати от заплатата на титуляря на картата, без да се предприемат дисциплинарни действия срещу тях.
Разделете риска
Правилата за корпоративната Ви карта трябва да гарантират, че потребителят на служителя е лично отговорен за всички салда на кредитните карти на свой собствен риск. С такава политика, компанията ще трябва да възстанови средствата на отделни картодържатели само в зависимост от размера на одобрените разходи.
Това е, което наричаме споделяне на риска между компанията и служителите. Това е добър начин да се справите със служители, които са склонни да купуват личните си материали с помощта на картата, тъй като им се дава само сума, която съвпада само с одобрените разходи.