Примерна политика, която да се използва като ръководство
Съществува и риск от кражба (интелектуална или физическа), саботаж и дори тероризъм. Докато всяка организация изисква нещо различно (офисът Fortune 50 HQ има много повече посетители, отколкото малък магазин за електроника), пробата по-долу покрива основните точки.
Политиките за достъп до посетители се разработват от отдел "Човешки ресурси", а повечето HR специалисти имат политика или знаят как да напишат една. Ако не, те могат да получат един от професионална организация като SHRM (Society of Human Resource Management).
Пример за пример
Zipline International (фиктивна компания) е успешна, защото наема талантливи професионалисти и произвежда водещи продукти в своята индустрия. Тъй като неупълномощените посетители могат да откраднат интелектуална собственост , да бъдат ранени в опасни производствени зони или да навредят на служителите, Zipline прилага политика за строг достъп до посетителите. Политиката до голяма степен защитава търговската тайна и защитава посетителите и служителите.
Влизане и напускане
Всички посетители трябва да бъдат регистрирани в системата за управление на посетителите, която се управлява от рецепцията на предния вход. Системата записва името и фирмената принадлежност на всеки посетител, както и целта и продължителността на посещението.
Значка за посетители
При регистрацията всеки посетител е взел снимката си и му е даден знак за самоличност. Наред със снимката си, значката показва името на посетителя и продължителността на посещението му. Значката на посетителя трябва да бъде носена по всяко време.
Посетителите трябва да бъдат придружени от служител по спонсор по всяко време
Всички посетители трябва да бъдат придружени от служителя (служителите), които посещават, докато пребивават.
Това изискване не важи за посетители от клоновете на Zipline. Могат да се правят специални договорености за наемане на изпълнители, наети за дългосрочни назначения, но тези споразумения трябва да бъдат уредени с директора по сигурността.
Фотографии
Не могат да се правят снимки без предварителното одобрение от правния отдел или директора по сигурността. Освен това, разрешената фотография не може да бъде публикувана без предварително одобрение от директора на маркетинга.
Неоповестяване
Всички посетители трябва да подпишат NDA (споразумение за неразкриване на информация) при настаняване.
Достъп до мрежата за гости
Посетителите, изискващи достъп до интернет, имат потребителско име и парола за гости за безжичната мрежа на Zipline. В нито един момент не е позволено на госта да получи достъп до фирмената интранет програма със своя лаптоп или друго мобилно устройство.
Ролята на пода Маршал
Всеки служител, който забелязва посетител без значка, трябва незабавно да го донесе на вниманието на определения етаж маршал за района си. Floor marshall има първостепенна отговорност за прилагането на политиката за управление на посетителите. В случай на аварийна евакуация рецепционистът на рецепцията разпечатва списък на всички посетители и доставя списъка до подводницата в евакуационната зона.
Подводниците са отговорни за отчитането на всички посетители по време на евакуацията.
Отказ от отговорност: Това е примерна политика и не представлява правен съвет. Тя е предназначена само за начална точка при създаването на политика, съобразена с конкретните нужди на вашата компания. Zipline International е фиктивна компания (доколкото ми е известно) и името е използвано само като пример при написването на тази политика.