Въпреки че много предприемачи могат да ограничат употребата на електронна таблица в Excel до своите счетоводни системи, тъй като смятат, че програмата е по-подходяща за проследяване, публикуване и записване на транзакции, Excel може да бъде също толкова пъргав за счетоводни операции. С разбиране за правилните формули и основните методи за обработка дори най-математическият бизнес собственик ще намери Excel таблици, лесни за навигация.
Какви електронни таблици в Excel трябва да предложат
Excel е програма на Microsoft Office, предназначена за изчисляване, таблици, диаграми и сравняване на данни за текущи и бъдещи справки. И както повечето други програми на Microsoft, характеристиките му са силни и могат да се използват с толкова малко, колкото и сложността, която предпочитате.
Освен елементарните счетоводни отчети, счетоводните функции в Excel могат да ви помогнат да определите къде стои финансово вашия бизнес, да генерирате подробни отчети, да проследявате списъци с доставчици, служители и клиенти и да подготвяте Вашите отчети за данъчния сезон всяка година.
Ето няколко примера за това как да използвате електронни таблици в Excel за основно счетоводство на малкия бизнес.
Как да използвате Excel за проследяване на консумативи, покупки и разходи
Въвеждането на данни в Excel, за да поддържате отчет за покупките, продажбите и разходите за доставка, е сравнително лесно. След отваряне на Microsoft Excel стартирайте нов работен лист и започнете да давате етикети на колоните, които съдържат датите и цифровите стойности за всяка поръчка на доставки, всяка продажба и всеки разход.
След като колоните ви бъдат етикетирани, въведете сумите за покупка, продажба или разход във всяка колона в съответния ред с правилната дата.
За да видите този прост процес в действие, тук е видео урок, който ще ви преведе през стъпките: Как да използвате Microsoft Excel за малкия бизнес счетоводство.
Как да използвате основни формули и преки пътища в Excel
В предходния урок може да сте забелязали, че инструкторът е създал суми в Excel, за да изчисли печалбата въз основа на данните за покупките, продажбите и разходите. Формулите помагат на професионалистите в сферата на счетоводството и на предприемачите да навигират по-ефективно в функциите на Excel.
Така че, преди да се потопите в по-подробни обяснения на основния малък бизнес с данните, които сте въвели във вашия работен лист на Excel, може да ви бъде от полза да научите повече за съветите, трикове и формули, които можете да приложите добре напредвайки напред.
Тук е удобен видео урок, обхващащ някои от най-актуалните и полезни формули в Excel: Топ 25 Excel 2016 Съвети и трикове.
Как да използвате Excel, за да създадете отчет за печалбата и загубата
Повечето предприемачи предпочитат информацията, свързана с печалбите или загубите на бизнеса, да е отделена от другите данни. Това им позволява да преглеждат и сравняват приходите си по време на различни периоди от годината, конкретни промени в своите проекти или натоварване, или при всякакви условия, които могат да засегнат финансовото здраве на компанията.
Най-добрият начин да прегледате тази информация поотделно е в отчета за приходи и разходи (печалба и загуба) или в отчета за доходите.
За щастие, Excel има готови шаблони, за да ви помогне да създавате, попълвате и поддържате отчет за печалбата и загубата, докато управлявате бизнеса си. Най-добре е обаче да научите как Р & Л изявленията работят ръчно, независимо дали решите да използвате предоставените в програмата шаблони.
За да видите как да направите проста декларация за печалбата и загубата в Excel без помощта на шаблон, ето видео-урок, който илюстрира как да започнете: Създаване на профили за управление с помощта на Excel: Отчет за печалбата и загубата.
Как да използвате Excel за генериране на отчети и листове
Отчети за разходите, отчети за продажбите, баланси, главна книга, която я наричате. Ако има едно нещо, счетоводители и счетоводители се радват да създават докладите си.
За щастие, Microsoft Office направи генерирането на отчети по-лесно с всяка нова актуализация на софтуера на Excel.
Като собственик на бизнес, създаването на отчети не е нещо, което се подготвяте само за вашите инвеститори, бизнес партньори или служител на банков кредит. Отчетите ви позволяват да заснемете общ преглед или конкретен детайл за финансовото здравословно състояние на фирмата си, без да разполагате с голямо количество данни, за да обясните заключението. Като такива, те са изключително полезни за вас като предприемач, за да прецените състоянието на вашия бизнес с един поглед през цялото време.
За да научите как да генерирате прости съкратени отчети, тук е видео урок, който инструктира как да създадете отчет за продажбите в Excel: Създаване на отчет за продажбите в Excel: Basic Level.
Отчетите за разходите изискват няколко различни стъпки. За да започнете, ето един видео урок, който дава указания как да създадете отчет за разходите или лист: Microsoft Excel: Създаване на прост разход.
Ако се интересувате от добавянето на повече визуални графики към отчетите си, които позволяват на читателите по-добре да разберат информацията, ето видео-урок за създаване на осеви маси, бар графики и табла за управление: Въведение в осеви таблици, графики и табла за управление в Excel ,
И каква би била счетоводната система за малък бизнес без обща главна книга? Тук е задълбочен видео урок за създаване на главна книга за вашия бизнес: Създаване на главна книга с помощта на Excel.
Разширяване на ноу-хау в Microsoft Excel
Ако Microsoft Excel е програма, която рядко сте използвали, преди да притежавате бизнес, тя може да изглежда смущаваща, въпреки рационалната настройка. Все пак има специалисти, които използват ежедневно Excel, които все още не са сигурни за всички най-съвременни функции на програмата. Това многофункционалност и всеобхватна достъпност го правят подходящ като средство за счетоводство на малкия бизнес.
Един от начините, по който да гарантирате, че вашите предприемачески мечти могат да процъфтяват и да се разширят до следващото ниво, е да играете активна роля в счетоводните процедури на вашия бизнес. Започвайки с най-простите си функции, собствениците на малки фирми могат да се научат как да управляват финансовите си записи и да развиват уменията си в Excel заедно с фискалното здраве на своите компании.
В допълнение към видео уроците, описани по-горе, Microsoft също има собствена библиотека за обучение на Excel, която може да ви помогне да усъвършенствате уменията си в Excel, така че да можете да използвате инструмента още повече във вашия малък бизнес.